Uwaga: strona wykorzystuje pliki cookies

Podczas korzystania ze stron internetowych zamieszczonych na serwerach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego przeglądarka internetowa może przechowywać pliki cookies na dysku komputera. Użytkownik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.
Więcej informacji można znaleźć w Polityce prywatności.

Najczęściej zadawane pytania

  • Dla Państwa wygody uruchomiliśmy moduł FAQ, w którym zawarte są najczęściej zadawane pytania.

    Zebrane informacje podzielone są na 7 działów, dla których dostępna jest również odrębna wyszukiwarka:
    - Zamówienia publiczne,
    - Kwalifikowalność wydatków,
    - Ponoszenie wydatków i rozliczanie,
    - Wskaźniki,
    - Archiwizacja,
    - Trwałość,
    - Zmiany w projekcie.

    Mamy nadzieję, że zawarte informacje będą dla Państwa użytecznym zbiorem informacji. W razie szczegółowych pytań prosimy o kontakt z Centrum Informacyjnym FEM: e-mail: fem@umwm.pl lub tel. 12 29 90 740.

    

Zamówienia publiczne

  • Czy wydatki poniesione na przygotowanie dokumentacji przetargowej mogą zostać uznane za koszt kwalifikowany?

    • Tak, zgodnie z „Podręcznikiem kwalifikowania wydatków objętych dofinansowaniem w ramach MRPO na lata 2007-2012” (pkt. 13 Wydatki na przygotowanie projektu, ppkt.13.3), w przypadku zastosowania w projekcie trybów określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych, za koszt kwalifikowany uznaje się wydatki poniesione na przygotowanie dokumentacji przetargowej jak i organizację postępowania przetargowego (między innymi: obsługę, doradztwo, publikację ogłoszeń przetargowych). Należy jednak pamiętać, iż dany wydatek musi zostać poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków dla MRPO, zwłaszcza jeśli chodzi o datę rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków jaką jest 1 stycznia 2007 roku. W przypadku projektów objętych pomocą publiczną szczegółowe zasady co do kwalifikowalności wydatków są zapisane w poszczególnych rozporządzeniach związanych z danym rodzajem pomocy publicznej.
      Kosztem niekwalifikowanym będzie wydatek poniesiony na przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku, gdy postępowanie to zostało unieważnione z przyczyn wskazanych w art. 93 ust 1 pkt. 7 ustawy prawo zamówień publicznych, tj. było obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
  • Czy jako przedsiębiorca aplikujący do działania w ramach MRPO, muszę stosować Prawo Zamówień Publicznych w celu wyłonienia wykonawcy usługi? Czy może ewentualnie jakieś inne przepisy?

    • Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu.
      Beneficjentów, których nie o stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień w zakresie dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej zasady polega również na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, że wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent winien dokumentować w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób zgodny z przyjętymi przez siebie kryteriami).
      W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaży.
      Powyższe zasady uregulowane są w „Wytyczne IZ MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów”.
  • Kiedy można udzielić zamówienia w trybie „zapytania o cenę”?

    • Zapytanie o cenę to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.
      Zgodnie z art. 70 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 w/w ustawy (tj. rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich).

Kwalifikowalność wydatków

Ponoszenie wydatków i rozliczanie

  • Czy dla kosztów kwalifikowanych poniesionych przed złożeniem wniosku Beneficjent również musi posiadać wyodrębnioną ewidencję księgową?

    • Wszyscy Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i gospodarczych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu. W ramach wyodrębnionej ewidencji winny być ujęte zarówno koszty kwalifikowane, jak i niekwalifikowane ponoszone w ramach projektu, a powyższy obowiązek powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu.
      W przypadku Beneficjentów ponoszących wydatki w ramach projektu jeszcze przed datą podpisania umowy o dofinansowanie projektu – dokumenty księgowe dotyczące operacji dokonanych przed ww. datą należy przedstawić w formie zestawienia, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do Wytycznych dot. zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektów realizowanych w ramach MRPO bądź też prowadzić dla tych operacji wyodrębnioną ewidencję księgową na zasadach określonych szczegółowo w w/w wytycznych.
  • Proszę o wskazanie kiedy dokładnie zostanie przekazana płatność końcowa w projekcie. Czy termin ten jest wyłącznie uzależniony od kontroli końcowej projektu czy są jeszcze jakieś inne warunki, które trzeba spełnić?

    • Płatność końcowa, tj. ostatnia płatność na rzecz Beneficjenta w zw. z realizacją projektu w ramach MRPO, zostaje przekazana Beneficjentowi po:
      - zatwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą MRPO ostatniego wniosku o płatność (wniosek refundacyjny),
      - przeprowadzeniu przez Instytucję Zarządzającą MRPO kontroli realizacji Projektu, która potwierdzi prawidłową realizację projektu (zgodnie z umową o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, zasadami MRPO) oraz osiągnięcie zakładanych wskaźników produktu i rezultatu,
      - pod warunkiem nie przekroczenia rocznego limitu dla MRPO określonego w ustawie budżetowej (dla środków europejskich) oraz dostępności środków na rachunku IZ MRPO (dla środków współfinansowania).
      Należy również pamiętać, iż wypłata przez Bank Gospodarstwa Krajowego w ramach płatności środków europejskich jest dokonywana zgodnie z Terminarzem wypłat BGK na dany rok. Terminarz dostępny jest na stronie www.bgk.com.pl.
  • W jakim terminie trzeba składać wnioski o płatność, czy jest to jakoś powiązane
    z poniesieniem wydatku?

    • Zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącej zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dotyczących Osi Priorytetowej I-VIII i Działania 9.3. z wyłączeniem Osi II w ramach MRPO na lata 2007-2013 pierwszy wniosek o płatność należy złożyć do 3 miesięcy od daty podpisania umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Kolejne wnioski o płatność należy składać nie częściej niż 1 raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na 3 miesiące (złożenia kolejnego wniosku nie musi poprzedzać miesięczny odstęp czasu od złożenia poprzedniego wniosku). Wnioski o płatność z dochowaniem wymienionych terminów należy składać bez względu na wysokość wydatków kwalifikowalnych, poniesionych w trakcie realizacji projektu, przedkładanych do rozliczenia lub refundacji przez IZ MRPO. W Wytycznych wskazano jednak tzw. rekomendowane kwoty wydatków. Jeśli poziom ten nie zostaje osiągnięty przez Beneficjenta, IZ MRPO może wyrazić zgodę na przesunięcie terminu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Zgoda taka musi być poprzedzona wnioskiem/ prośbą Beneficjenta w tej sprawie. Ostatni wniosek o płatność składany w ramach projektu jest zawsze wnioskiem refundacyjnym i należy go złożyć do IZ MRPO w terminie do 25 dnia od zakończenia realizacji projektu.
      Rekomendacje IZ MRPO:
      W związku z częstymi przypadkami składania przez Beneficjentów MRPO wniosków o płatność, w których kwota wydatków kwalifikowalnych nie przekracza:
      - 50 000,00 zł - w przypadku projektów „miękkich” oraz inwestycyjnych o wartości projektu, poniżej 1 mln zł.
      lub
      - 100 000,00 zł - w przypadku projektów inwestycyjnych o wartości większej niż 1 mln zł.
      Instytucja Zarządzająca MRPO rekomenduje, aby wnioski o płatność składane były w momencie, gdy Beneficjent przedstawia do rozliczenia kwotę przekraczającą 50 000,00 zł. lub 100 000,00 zł. (w zależności od rodzaju projektu).
      Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (§ 5, pkt. 7) Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, jednak IZ MRPO, może wyrazić zgodę na wydłużenie tego terminu.
      Jeżeli zatem, termin złożenia wniosku o płatność na kwoty przekraczające 50/100tys zł. przekroczy 3 miesiące, uprzejmie proszę o przekazanie do IZ MRPO pisemnej informacji (prośba o przesunięcie terminu składania wniosku), w oparciu, o którą zostanie wyrażona zgoda.

      Jeżeli dany wydatek pokrywany jest ze środków zaliczki należy mieć na uwadze obligatoryjny i niezmienny termin na wydatkowanie i rozliczenie zaliczki, który wynosi 90 dni od dnia jej otrzymania. Oznacza to, iż otrzymaną zaliczkę, w w/w terminie należy wykorzystać na pokrycie określonych wydatków, a jeżeli w części (lub całości) nie zostały one wydatkowane - zwrócić zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie/ uchwały dotyczącej realizacji projektu.
      Należy również pamiętać, iż w przypadku Beneficjenta należącego do sektora finansów publicznych każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o płatność do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Wydatki poniesione przed przyjęciem projektu do realizacji winny być ujęte we wniosku o płatność do 3 miesięcy od daty przyjęcia projektu do realizacji.
  • Kiedy mogę starać się o kolejną zaliczkę, jeśli już skorzystałem z kilku zaliczek w ramach realizacji projektu?

    • Zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącej zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dotyczących Osi Priorytetowej I-VIII i Działania 9.3. z wyłączeniem Osi II w ramach MRPO na lata 2007-2013 kolejne transze zaliczki są przyznawane w momencie rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych wszystkich zaliczek. Rozliczenie to odbywa się na podstawie weryfikacji składanego z wnioskiem o płatność wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki w przypadku, gdy ten wykaz zawiera do 20 dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatku z zaliczki. W przypadku, gdy w danym wniosku o płatność rozliczanych jest ponad 20 dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków ze środków zaliczki, to wykaz wydatków kwalifikowanych nie jest weryfikowany i wypłata zaliczki odbywa się po zatwierdzeniu wniosku o płatność.
  • Z jakich źródeł są wypłacane środki dotacji w ramach MRPO?

    • Dofinansowanie beneficjent otrzymuje z jednego lub dwóch źródeł finansowania. Zawsze dofinansowanie jest przekazywane w formie tzw. płatności z budżetu środków europejskich, który tworzy Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR). Może też występować drugie źródło jakim jest tzw. współfinansowanie krajowe przekazywane ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowej. Informacje o tym czy dany projekt ma dofinansowanie z jednego bądź dwóch źródeł oraz o wysokości środków z poszczególnych źródeł zawarta jest każdorazowo w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. Środki w ramach płatności są przekazywane przez Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie zlecenia płatność wydanego przez Instytucję Zarządzającą MRPO. Środki w ramach współfinansowania wypłacane są z rachunku Instytucji Zarządzającej MRPO.
  • Jakie są maksymalne poziomy wartości zaliczki w ramach realizowanego projektu?

    • W trakcie realizacji projektu łącznie w formie zaliczki beneficjenci mogą otrzymać kwotę nie większą niż 90% przyznanego dofinansowania zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
      Jednorazowo transza zaliczki nie może być większa niż 30% przyznanego dofinansowania, natomiast w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych, IZ MRPO może wyrazić zgodę na wypłatę transzy zaliczki przekraczającej 30% dofinansowania po wcześniejszym udokumentowaniu przez beneficjenta potrzeby pobrania zaliczki w kwocie wyższej niż 30% dofinansowania.
  • Czy gmina może w pierwszej fazie realizacji projektu dokonywać płatność za wydatki w całości tylko ze środków zaliczki, a następnie płacić już ze środków własnych?

    • Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych i zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych mogą rozliczać w wykazie wydatków kwalifikowanych wydatki w 100% poniesione ze środków zaliczki. Rozliczenia wydatków poniesionych z wkładu własnego, wynikającego z montażu projektu, beneficjenci mogą dokonywać w kolejnych wnioskach o płatność lub we wniosku o płatność końcową. Ważne jest, aby na koniec realizacji projektu dokonane płatności odpowiadały zapisom montażu finansowego projektu zgodnie z umowa o dofinansowanie.
      Opisana sytuacja dotyczy tylko jednostek sektora finansów publicznych. Beneficjenci nie należący do tego sektora są zobowiązaniu pokrywać wydatki zgodnie z zapisanym w umowie montażem finansowym.
  • Kiedy mija czas wydatkowania środków z otrzymanej zaliczki?

    • Zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącej zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dotyczących Osi Priorytetowej I-VIII i Działania 9.3. z wyłączeniem Osi II w ramach MRPO na lata 2007-2013 środki zaliczki winny być wydatkowane w ramach projektu i rozliczone we wnioskach o płatność złożonych do IZ MRPO w 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni od dnia przekazania zaliczki, a w części nierozliczonej w w/w terminie, zwrócone zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Termin 90 dni (nie należy w żadnym przypadku utożsamiać z 3 miesiącami kalendarzowymi!) należy liczyć w dniach kalendarzowych od następnego dnia po dacie przekazania środków za pośrednictwem BGK/ przez IZ MRPO na rachunek projektowy. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym, skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność i/lub zwrotem zaliczki.
  • W przypadku realizacji projektu i korzystania z zaliczkowania mam obowiązek składać wraz z wnioskiem o płatność wykaz wydatków kwalifikowanych. Wiem, że ten wykaz jest w pierwszej kolejności analizowany i szybciej mogę otrzymać kolejne środki. Czy zatwierdzenie tego wydatku oznacza, że dany koszt jest uznany za kwalifikowany?

    • Wykaz wydatków kwalifikowanych poniesionych z zaliczki jest dokumentem składanym w przypadku rozliczania zaliczki w danym wniosku o płatność. IZ MRPO dopuszcza co do zasady możliwość złożenia wykazu w przypadku, gdy zawiera on zestawienie maksymalnie 20 dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków ze środków zaliczki. Ten wykaz jest weryfikowany w pierwszej kolejności i pozwala na przyśpieszenie procedury wypłaty środków w ramach dotacji. Jednak należy mieć na uwadze, iż kwalifikowalność danego kosztu jest badana na każdym etapie aplikowania, realizacji, rozliczania, kontroli i trwałości projektu. Oznacza to, iż zweryfikowanie danego wykazu wydatków lub wniosku o płatność z danym kosztem nie jest równoznaczne z całkowitym potwierdzeniem kwalifikowalności wydatku. Może zostać to zmienione na każdym kolejnym etapie „życia” projektu.
      W przypadku, gdy wykaz zawiera powyżej 20 dokumentów księgowych, nie będzie on weryfikowany a wypłacenie środków nastąpi po zatwierdzeniu wniosku o płatność.

Wskaźniki

  • Gdzie mogę dowiedzieć się jakie wskaźniki produktu i rezultatu obowiązują w danym działaniu w ramach MRPO?

    • Zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosku aplikacyjnego”, zarówno wskaźniki produktu jak i rezultatu, należy wybrać z rozwijanej listy, która jest dostępna w Regionalnym Systemie Informatycznym (pkt. E.2) w ramach danego konkursu. Wskaźniki te, opisane są również w załączniku nr 3 „Uszczegółowienia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”.
      W przypadku, jeśli żaden ze wskaźników dostępnych na liście IZ nie odpowiada zakresowi przedmiotowego projektu, Beneficjent wybiera wskaźnik, który jest najbardziej zbliżony do zakresu rzeczowego projektu oraz dokonuje zagłoszenia chęci wprowadzenia do systemu dodatkowego wskaźnika (tzw. wskaźnik autorski). Zgłoszenie takie dokonywane jest za pomocą właściwego formularza, który stanowi załącznik do wniosku aplikacyjnego (wzór zgłoszenia zamieszczany jest w dokumentacji konkursowej).
      Wskaźnik autorski musi mieć charakter uniwersalny, tj. musi istnieć możliwość jego aplikowania do kolejnych projektów. Dodatkowo, wskaźnik autorski, powinien agregować się do poziomu wskaźników programowych dla danej osi/ działania. Nie może pokrywać się on z zakresem rzeczowym wskaźników opracowanych przez IZ dla danego działania/schematu. Ponadto, musi mieć pełne odzwierciedlenie w efektach powstałych dzięki realizacji projektu.
  • Jakie konsekwencje grożą beneficjentowi, który po zakończeniu realizacji projektu inwestycyjnego nie uzyska wskazanych we wniosku wskaźników rezultatu na skutek przesunięcia terminu oddania do użytku obiektu?

    • Kwestie związane z odpowiedzialnością Beneficjenta, w przypadku nienależytego wypełnienia warunków umowy, regulują bezpośrednio zapisy umowy o dofinansowanie projektu zawartej pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą danym Programem (w przypadku MRPO- przedstawicielem Zarządu Województwa Małopolskiego).

      W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie.
      Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidulanie.
      Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzania kontroli końcowej oraz kontroli trwałości projektu.
      Ponadto po zakończeniu realizacji projektu, na podstawie „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów”, Beneficjent w celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, każdorazowo raz do roku, w terminie do 15 lipca kolejnego roku wypełnia „Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w zakresie trwałości”, w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach, zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie.
  • Planujemy w ramach projektu utworzyć nowe miejsca pracy. Czy możemy zatrudnić osoby na część etatu? Przez jaki okres muszą być zachowane nowe etaty?

    • W przypadku wyboru przez wnioskodawcę wskaźnika dot. tworzenia nowych miejsc pracy, należy pamiętać, iż wykazywane nowe miejsca pracy powinny być bezpośrednio związane z realizacją projektu (nie można uznać za wskaźnik rezultatu miejsc pracy utworzonych w celu obsługi projektu). Liczbę pracowników należy wykazać w tzw. ekwiwalencie pełnego czasu pracy (EPC), tzn. etaty częściowe są sumowane i zaokrąglane do pełnych jednostek (etatów).
      W przypadku podpisania umowy o dofinansowanie, po zakończeniu realizacji projektu, Beneficjent zobowiązany jest do wykazania, iż określony wskaźnik został osiągnięty oraz utrzymany przez wymagany okres co najmniej 2 lat, tzn. liczba wskazanych pełnych etatów musi zostać osiągnięta przez Beneficjenta.

Archiwizacja

  • Jak nazywa się dokument Instytucji Zarządzającej, w którym zawarte są zasady archiwizacji dokumentów dla beneficjentów I-VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013?

    • Są to „Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów.”
  • Jakie rodzaje dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 należy przechowywać?

    • Beneficjent, który realizuje projekt w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 jest zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą zarówno wydatki kwalifikowane, jak i niekwalifikowane w ramach projektu. Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów (lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem). Wśród dokumentów, które bezwzględnie winny być przechowywane w terminie określonym w umowie o dofinansowanie wyróżnia się następujące grupy dokumentów:

      a) Dokumentacja ogólna projektu:
      - oryginał umowy o dofinansowanie, w przypadku dokonywania zmian w umowie oryginały wszystkich zawartych aneksów,
      - kopie wniosków o płatność wraz z załącznikami potwierdzone za zgodność z oryginałem,
      - oryginał informacji pokontrolnej z kontroli przeprowadzonej przez IZ MRPO oraz ewentualnie zastrzeżenia, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości,
      - oryginały korespondencji dotyczącej projektu.

      b) Dokumentacja finansowo-księgowa:
      - wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku Beneficjentów, którzy prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r.,
      - wydruki z książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, w przypadku Beneficjentów, wykorzystujących w tym celu programu komputerowe, którzy nie są zobligowani na podstawie obowiązujących przepisów prawa do prowadzenia pełnej księgowości,
      - oryginały papierowych wersji zaewidencjonowanych operacji gospodarczych dotyczących realizowanego projektu w przypadku odręcznego prowadzenia w tym celu księgi rachunkowej, książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej,
      - zestawienia poniesionych wydatków, w przypadku pozostałych Beneficjentów lub w przypadku Beneficjentów, którzy przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu nie dysponowali wyodrębnioną ewidencją,
      - oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (faktury, rachunki, paragony, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.,
      - deklaracje VAT za okres realizacji projektu w okresie 5 lat od jego zakończenia – jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu,
      - polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej, ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów służbowych – jeżeli były stosowane,
      - polityka rachunkowości, zakładowy plan kont,
      - oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania operacji projektu, w przypadku Beneficjentów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub kartę podatkową.

      c) Dokumentacja merytoryczna z projektu:
      - oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej (kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze, dziennik budowy, protokoły odbioru, protokoły konieczności, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące realizowanych inwestycji, studium wykonalności, itp.),
      - oryginały dokumentów dotyczących zakupu sprzętu i wyposażenia (świadectwa, certyfikaty, gwarancje, licencje, protokoły odbioru),
      - oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych (analizy, kosztorysy, opinie, pozwolenia, raporty z badań),
      - oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o pracę, dzieło, zlecenie), oddelegowania do projektu,
      - akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadkach kwalifikowanych kosztów wynagrodzenia,
      - karty czasu pracy, listy obecności – jeżeli były stosowane,
      - regulaminy wynagrodzenia pracowników w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń,
      - oryginały dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym (materiały z konferencji, szkoleń organizowanych w ramach projektu – zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, zdjęcia z przeprowadzonych szkoleń, konferencji, zdjęcia tablic informacyjnych, zdjęcia tablic pamiątkowych, ulotki, plakaty, oryginały gazet, czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, nagrania radiowe i telewizyjne – jeżeli w ten sposób informowano o realizowanym projekcie, wydruki ze stron internetowych na których zamieszczono informacje promocyjne, inne dowody dotyczące promocji projektu).

      d) Dokumentacja przetargowa dotycząca projektu:
      - w przypadku Beneficjentów, którzy byli zobowiązani stosować w projekcie ustawę Prawo Zamówień Publicznych – wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami tej ustawy,
      - dokumentacja związana z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem a prowadzonych poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych (np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe).

      e) Inne dokumenty dotyczące projektu:
      - oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne wraz z dokumentacją potwierdzająca wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),
      - raporty z audytu zewnętrznego, (jeśli dotyczy)
      - zarządzenia w sprawie archiwizacji,
      - korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,
      - sprawozdania sporządzone w okresie trwałości projektu i korespondencja z nimi związana,
      - inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione powyżej.
  • Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013?

    • Beneficjent, który realizuje projekt w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 jest zobowiązany, zgodnie z treścią umowy o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach MRPO na lata 2007-2013, przechowywać dokumenty związane z realizowanym projektem w ramach Programu przez okres 3 lat od zamknięcia programu. Informacja o dacie zamknięcia programu zostanie zamieszczona na stronie internetowej dotyczącej Programu.
      Jeżeli w związku z realizowanym projektem Beneficjentowi udzielono pomocy publicznej, dokumenty związane z jej udzieleniem winny być przez niego przechowywane przez okres 10 lat od dnia podpisania umowy o dofinansowanie projektu, jednak nie krócej niż do 3 lat od zamknięcia programu. IZ MRPO może przedłużyć termin obowiązku archiwizowania dokumentów związanych z realizacją projektu, informując o tym Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu.
  • Jak właściwie należy przechowywać i udostępniać dokumentację związaną z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013?

    • W celu należytego przechowywania dokumentacji dotyczącej zrealizowanego projektu w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem osi II Beneficjent, który z mocy prawa jest zobowiązany do prowadzenia archiwum zakładowego powinien przechowywać oraz zapewnić w sposób sprawny dostęp do dokumentacji projektowej z tegoż archiwum.
      W przypadku likwidacji jednostki Beneficjent jest zobowiązany do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego i poinformowania o tym IZ MRPO. Natomiast w przypadku innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej (w szczególności, gdy nastąpiła zmiana miejsca archiwizacji dokumentów) w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego udokumentowania potwierdzającego zmiany miejsca przechowywania dokumentów.
      Beneficjent nie zobligowany przepisami prawa do prowadzenia archiwum zakładowego (np. przedsiębiorca, Kościół, fundacja, itp.), jest zobowiązany przechowywać dokumentację projektową w siedzibie lub oddziale swojej jednostki.
      Beneficjent jest odpowiedzialny za właściwe zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Beneficjenta nie ma możliwości przechowywania oryginałów dokumentów dopuszcza się gromadzenie przez Beneficjenta kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. W przypadku wykorzystania przez Beneficjenta w projekcie dokumentów w postaci elektronicznej takich jak zdjęcia cyfrowe, elektroniczne informacje ze stron www, dopuszcza się możliwość przechowywania tych dokumentów na nośnikach np. CD/DVD. Ponadto w przypadku ewidencjonowania operacji gospodarczych przy użyciu programów komputerowych możliwe jest archiwizowanie ich w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na żądanie IŻ MRPO.
      Za nieprawidłowe uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez Beneficjenta dokumentacji projektowej w celu dalszego jej przechowywania w tej formie.
      IZ MRPO w ramach kontroli na miejscu realizacji projektu i kontroli trwałości będzie weryfikować prawidłowość archiwizacji oraz kompletność dokumentów dotyczących realizowanych projektów w ramach MRPO 2007-2013.
      W celu przechowywania dokumentacji projektowej w ustalonym porządku pozwalającym na łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów Beneficjent powinien pogrupować ją tematycznie zgodnie z podziałem przyjętym w pkt.2 Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
  • Czy dokumenty dotyczące wydatków niekwalifikowanych w projekcie również powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi zasadami?

    • Beneficjent jest zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą zarówno wydatki
      kwalifikowalne jak i wydatki niekwalifikowane w ramach projektu.
      Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów (lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem).
  • Co należy zrobić z dokumentacją po likwidacji jednostki, która była Beneficjentem MRPO, a jest zobowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego?

    • W celu należytego przechowywania dokumentacji dotyczącej zrealizowanego projektu
      Beneficjent, który z mocy prawa jest zobowiązany do prowadzenia archiwum zakładowego powinien przechowywać oraz zapewnić w sposób sprawny dostęp do dokumentacji projektowej z tegoż archiwum. W przypadku likwidacji jednostki Beneficjent jest zobowiązany do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego i poinformowania o tym IZ MRPO. Natomiast w przypadku innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej (w szczególności, gdy nastąpiła zmiana miejsca archiwizacji dokumentów) w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego udokumentowania potwierdzającego zmiany miejsca przechowywania dokumentów.

Trwałość

Zmiany w projekcie